Uddannelsesleder Bente V. Steffensen har det overordnede ansvar for udvekslingselever og samarbejder med studievejledergruppen om at gøre opholdet så interessant som muligt. Det er skolens opgave at sikre, at udvekslingseleven får indblik i det danske skolesystem og Nørresundby Gymnasium og HF i særdeleshed.
Når rektor har godkendt optagelsen af en udvekslingsstudent, aftaler studievejleder Marie Bjerre med elevens kontaktperson, hvilken klasse eleven optages i og laver aftaler i forhold til evt. kontakt mellem klasse og elev inden ankomst og evt. studierejse, hvis muligt.
Når eleven ankommer – senest ved skolestart – holder studievejleder Marie Bjerre møde med udvekslingseleven, en repræsentant for værtsfamilien og evt. en repræsentant for den organisations eleven rejser gennem. På mødet aftales konkret hvilke fag eleven følger og om der er er særlige hensyn omkring opholdet. Eleven og organisationen får udleveret dette materiale om forventningerne til hinanden.
Ved samme lejlighed udformer studievejlederen og eleven i fællesskab et skema. Det vil normalt omfatte 25 timer, idet enkelte fag tages ud, hvis det skønnes, at udbyttet bliver for ringe. Eleven orienteres om, at han/hun skal være parat til at besøge andre klasser for at fortælle om sin baggrund.
Marie Bjerre foranstalter et par elevtutorer udpeget fra klassen, der får til opgave at hjælpe udvekslingsstudenten med den praktiske dagligdag
Eleven orienteres om tilbud om frivillig undervisning og forsømmelsesreglerne. Eleven henvises til kontoret mht. buskort og tildeling af skab.
Marie Bjerre har den løbende kontakt med udvekslingseleven og er opsøgende i forhold til eleven, for at sikre at han/hun trives. Hun følger også med i forsømmelsestallene og medvirker ved løsning af de problemer, der præsenteres af gæsten, klassens lærere eller administrationen.
Når eleven er kommet i gang, vil der til tider opstå ønske om yderligere justering af skema, evt. overflytning til en anden klasse. Disse problemer løses i samråd med Marie Bjerre . Administrationen og uddannelsesleder inddrages i beslutningen, og den nye klasses lærerforsamling skal orienteres.
Ved afslutningen af opholdet udfærdiger Marie Bjerre og Bente V. Steffensen evt. i samråd med elevens lærere en udtalelse om gæstens ophold (antal fag, timetal o.l.) i de tilfælde, hvor gæsten har bedt om det.
Uddannelsesleder sørger for at der tages ordentligt afsked med eleven (gave, samling, gæstebog)
Klassens lærere tilpasser, hvor det er muligt, det faglige stof, så udvekslingseleven får nogle tilpassede, konkrete faglige opgaver at løse. Vi kan ikke tilbyde undervisning på fremmedsprog i andre fag end sprogfagene, men det er lærernes opgave at være med til at animere gæsten til at lære sig det danske sprog så hurtigt som muligt. Hvor det er muligt, gives semesterkarakterer med skriftlige kommentarer.
