1 Vigtige tidsfrister
Hvor intet lovkrav er nævnt, er tidsfristerne vejledende for rektor/vicerektor, der ud fra en konkret vurdering træffer beslutning om nødvendig handling.
Hyppigt sygefravær:
Samtale efter mere end 10 sygedage inden for seneste 12 måneder
Samtale efter mere end 3 sygeperioder på to eller flere dage inden for de seneste 6 måneder
Længerevarende sygdom:
Samtale efter 2 ugers sygefravær
Samtale senest 4 uger efter første sygedag (lovkrav)
Samtale efter yderligere 6 ugers fravær
Evt. medarbejderønske om udarbejdelse af fastholdelsesplan inden for 8 uger
2 Formål
Nørresundby Gymnasium og HF har som mål at være en arbejdsplads uden arbejdsbetinget sygefravær. En fælles positiv opmærksomhed på sygefravær fra både ledelse og medarbejdere skal bidrage til dette mål, og sygdomspolitikken skal øge opmærksomheden på sygefravær og beskrive de rammer skolen behandler sygdom og sygefravær inden for.
Skolen ønsker i størst muligt omfang at støtte medarbejdere der bliver ramt af sygdom og personlige problemer, og skolen har et konstruktivt fokus på fravær ved sygdom og tilbagekomst efter sygdom. Sygdomspolitikken har som formål at understøtte disse intentioner, og den skal ses i sammenhæng med skolens øvrige personalepolitikker, især stresspolitikken og aftalen om støtte-kolleger, og MU-samtalerne.
3 Forebyggelse
I Sikkerhedsorganisationens arbejde, herunder når der laves APV-undersøgelser, skal begge parter jævnligt vurdere om der er forhold på skolen der medfører arbejdsbetinget sygefravær, og hvis Sikkerhedsorganisationen bliver opmærksom på sådanne forhold, skal rektor orienteres.
Ledelsen skal i sin analyse af MU-samtaler og sygefravær være opmærksom på om der er generelle mønstre der tyder på arbejdsbetinget sygefravær, og i så fald skal Sikkerhedsorganisationen orienteres. Denne orientering skal altid have en form så medarbejderes individuelle og personlige forhold ikke fremgår af den.
Hvis der herved opstår begrundet mistanke om forhold der giver arbejdsbetinget fravær, skal ledelsen hurtigst muligt og gerne inden to måneder, fraregnet ferieuger, fremlægge en plan for hvordan årsagerne kan fjernes eller minimeres.
4 Sygemelding
Det er medarbejderens ansvar at give skolen meddelelse om sygdom. Medarbejderen skal give besked til skolens kontor i konferencesystemets sygemeldingsdel eller telefonisk så tidligt som muligt og normalt inden henholdsvis kl. 7.45 og kl. 8.00. Dette er af hensyn til skolens arbejdstilrettelæggelse, f.eks. muligheden for at anvende den sygemeldtes lektioner. Medarbejderen skal så vidt muligt give oplysning om sygefraværets forventede varighed, men har ikke har pligt til at oplyse om sygdommens art. Man skal melde sig syg ved hver sygedags begyndelse medmindre andet er aftalt i forbindelse med en sygemelding der strækker sig over flere dage; denne aftale skal omfatte oplysning om den forventede sidste sygedag, og inden eller på den skal medarbejderen igen kontakte skolen.
Når arbejdet er genoptaget, skal medarbejderen skrive under på en tro og love-erklæring om uarbejdsdygtighed på grund af sygdom. Skolens kontor har en liste ophængt på lærerværelset til dette formål. Denne underskrives i løbet af ugen efter man har genoptaget sit arbejde.
Hvis medarbejderen må forlade skolen i arbejdstiden på grund af sygdom, orienteres skolens kontor herom, og fraværstimerne betragtes som sygdom.
4.1 Sygdom under ferie
Der er den 1. maj 2012 kommet ændringer til ferieloven, der medfører, at det, i modsætning til tidligere, er muligt at få erstatningsferie efter fem sygedage under ferie i ferieåret, såfremt man bliver syg under ferien.
Ret til erstatningsferie forudsætter:
· Sygdommen lægeligt kan dokumenteres fra 1. fraværsdag
· Der er sygdom under ferie i mere end fem dage i ferieåret
Det er medarbejderen, der skal afholde udgiften til den lægelige dokumentation.
Såfremt du ønsker at gøre brug af retten til erstatningsferie, skal sygdommen meddeles til arbejdsgiver. Det betyder, at du skal sygemelde dig pr. mail 1. sygedag.
Bliver du syg under din ferie, skal du således sørge for at få lægelig dokumentation fra 1. fraværsdag, samt sygemelde dig. 1. sygedag.
4.2 Lægeerklæring – friattest, mulighedserklæring og varighedserklæring
Da det en del af skolens kultur og værdier at der er stor oprigtighed og tillid i spørgsmål om sygdom, beder ledelsen normalt ikke om lægelig dokumentation.
Men i særlige tilfælde kan skolen dog kræve lægelig dokumentation for, at en ansats fravær er begrundet i sygdom. Og i disse situationer kan lægen udstede en såkaldt friattest, der udstedes på lægens eget papir.
Eller der kan udformes en mulighedserklæring, som er en lægeerklæring, der har til formål at fastholde den ansatte i arbejde. Mulighedserklæringen kan anvendes, hvis der mellem den ansatte og skolen er usikkerhed om, hvilke arbejdsfunktioner den ansatte kan klare. Det er rektor, der beslutter, om der skal udarbejdes en mulighedserklæring, og erklæringen kan forlanges udstedt på et hvilket som helst tidspunkt under den ansattes sygefravær. Rektor kan også forlange udarbejdet en mulighedserklæring, hvis man har en ansat, der har et meget hyppigt sygefravær, også selvom medarbejderen ikke aktuelt er sygemeldt. Mulighedserklæringen består af to dele. Den første del skal udfyldes af rektor og medarbejderen i samarbejde, og den anden del skal udfyldes af lægen. Skolen skal derfor indkalde medarbejderen til en samtale med henblik på at udfylde første del. Indkaldelsen skal ske med et rimeligt varsel, og den ansatte har pligt til at deltage i samtalen. Hvis den ansatte er forhindret i at møde op på grund af sygdommen, kan samtalen i stedet holdes telefonisk.
For det administrative personale, der er omfattet af reglerne i funktionærloven, kan skolen endvidere anmode om en varighedserklæring, hvis sygefraværet varer mere end 14 dage.
Skolen skal give medarbejderen skriftlig besked om at den ønsker en af disse lægeerklæringer. I brevet eller mailen skal skolen opregne de konkrete fraværsperioder, der motiverer anmodningen om lægeerklæring, og den skal bede medarbejderen vise brevet eller mailen til lægen. Skolen betaler udgifter til lægeerklæringer som den har bedt om. Hvis en medarbejder på eget initiativ skaffer en lægeerklæring, betaler skolen ikke for erklæringen.
5 Hyppigt sygefravær
Hvis en medarbejder er hyppig fraværende på grund af sygdom og samlet set har et større sygefravær end man almindeligvis må forvente, tager rektor normalt initiativ til en sygefraværssamtale med medarbejderen for at opklare, om årsagen til sygefraværet er arbejdsbetinget, og for at drøfte eventuelle mulige initiativer til at gøre medarbejderen mere rask.
Det er rektor der ud fra en konkret vurdering beslutter, om en medarbejder skal indkaldes til en sådan samtale. Hvis rektor ikke har kendskab til årsagen for sygefraværet, tager rektor som udgangspunkt initiativ til en samtale med medarbejdere der:
· Har haft mere end sammenlagt 10 sygedage inden for de seneste 12 måneder
eller
· Har haft mere end 3 sygeperioder på to eller flere dage inden for de seneste 6 måneder.
Rektor indkalder medarbejderen, som er velkommen til at tage bisidder med, og samtidig får medarbejderen udleveret en oversigt over sine sygedage. Der udarbejdes et notat om samtalen. Medarbejderen bekræfter ved sin underskrift på notatet indholdet af samtalen. Notatet lægges på medarbejderens personalesag, ligesom medarbejderen skal have udleveret kopi heraf.
6 Længerevarende sygdom
Skolen ønsker at støtte medarbejdere der bliver ramt af sygdom og personlige problemer. Derfor vil den ved en tidlig kontakt og opfølgning prøve at fastholde medarbejdere der på grund af langvarig sygdom eller ændringer i arbejdsevnen ellers risikerer at miste deres stilling. Tilsvarende kan en sygemeldt medarbejder til enhver tid få en samtale med rektor eller vicerektor. Ledelsen udviser skønsomhed når den afgør om og hvor tit der skal rettes henvendelse til en medarbejder om langvarig sygdom.
Ved længerevarende sygdom vil rektor/vicerektor tage initiativ til en dialog med medarbejderen om pågældendes mulighed for at genoptage arbejdet. Spørgsmålet om pågældendes mulighed for at genoptage arbejdet vil bl.a. blive vurderet på baggrund af disse samtaler og eventuelle lægelige oplysninger om medarbejderen. Ved samtalerne med rektor/vicerektor har medarbejderen ikke pligt til at oplyse noget om sygdommens art.
I forlængelse af sygepolitikkens formål om positiv og konstruktiv opmærksomhed på fravær ved sygdom og tilbagekomst efter sygdom aftaler rektor/vicerektor med den sygemeldte, hvorledes kolleger og elever må orienteres, jfr. punkt 7.
Ved længerevarende sygefravær holder rektor/vicerektor som udgangspunkt løbende kontakt med den sygemeldte medarbejder efter nedenstående retningslinjer. Rektor/vicerektor kan i særlige situationer undlade at følge disse retningslinjer for kontakt med sygemeldte medarbejdere. Se nærmere herom nedenfor under afsnittet ”Særlige situationer”.
Senest efter 2 ugers sygefravær kontakter rektor/vicerektor telefonisk eller pr. mail den sygemeldte medarbejder for at høre hvordan det går, og om udsigten til raskmelding.
Rektor/vicerektor laver en notits om at samtalen har fundet sted, og notitsen lægges på medarbejderens personalesag. Alternativt lægges kopi af mailkorrespondancen med medarbejderen på personalesagen.
Senest 4 uger efter første sygedag afholder rektor/vicerektor en sygefraværssamtale med medarbejderen, jf. lovkrav herom. Den sygemeldte medarbejder indkaldes skriftligt hertil med et rimeligt varsel, og gøres samtidig bekendt med muligheden for at tage en bisidder med. Som udgangspunkt skal samtalen afholdes på skolen.
I særlige tilfælde kan samtalen efter rektors/vicerektors beslutning, og efter aftale med den ansatte, foregå hos denne, eller undtagelsesvis afvikles telefonisk. Formålet med sygefraværssamtalen er at få klarlagt sygdommens karakter og forventede varighed samt perspektiverne for medarbejderens tilbagevenden.
Ved sygefraværssamtalen kan medarbejderen og rektor/vicerektor eventuelt samtidig udfylde første del af den såkaldte mulighedserklæring, jfr. reglerne herom i loven om sygedagpenge. Der udarbejdes et notat om samtalen. Medarbejderen bekræfter ved sin underskrift på notatet indholdet af samtalen. Notatet lægges på medarbejderens personalesag, ligesom medarbejderen skal have en kopi heraf.
Herudover orienterer skolen medarbejderens bopælskommune om følgende: datoen for afholdelse af samtalen, om fraværet forventes at vare over eller under 8 uger, og om det er muligt, at medarbejderen genoptager arbejdet delvist i sygdomsperioden, jfr. lov om sygedagpenge.
Efter yderligere 6 ugers fravær efter sygefraværssamtalen vurderer rektor om der er behov for en opfølgende sygefraværssamtale. Hvis rektor vurderer at der er behov for endnu en samtale, følges ovennævnte procedure med indkaldelse, bisidder og notat m.v. Hvis det skønnes relevant kan pågældendes egen læge, en repræsentant for medarbejderens bopælskommune eller andre deltage
i samtalen. Formålet med denne samtale er belyse mulighederne for, at medarbejderen kan genoptage arbejdet evt. som delvist sygemeldt efter reglerne herom i sygedagpengeloven. På mødet kan man endvidere drøfte mulighederne for eventuelle ændringer i arbejdsvilkårene.
Skolen og medarbejderen aftaler hvordan medarbejderen bedst kommer tilbage i arbejde efter langvarigt sygefravær, evt. ved at medarbejderen er delvist sygemeldt i en overgangsperiode.
6.1 Fastholdelsesplan
En sygemeldt ansat, der ikke regner med at kunne vende tilbage til arbejdet inden for 8 uger efter første fraværsdag, kan anmode arbejdsgiveren om, at der udarbejdes en fastholdelsesplan. Planen, der skal udarbejdes af arbejdsgiveren og den ansatte i fællesskab, skal beskrive, hvordan den ansatte hurtigst muligt kan genoptage arbejdet helt eller delvist. Hvis arbejdsgiveren ikke mener, at der er et behov for at udarbejde en fastholdelsesplan, kan arbejdsgiveren afslå dette. Og evt. udarbejdelse af fastholdelsesplan ændrer ikke ved arbejdsgiverens mulighed for at afskedige på grund af sygdom.
6.2 Særlige situationer
I særlige situationer kan rektor efter en konkret vurdering undlade at indkalde medarbej-deren til sygefraværssamtale m.v. Det kan f.eks. være i de tilfælde hvor en langtidssygemeldt medarbejder har søgt sin afsked eller er ramt af meget alvorlig sygdom. Ligeledes kan rektor hvis den sygemeldte medarbejder er i opsagt stilling, og medarbejderen skal fratræde inden 8 uger efter den første sygedag, undlade at indkalde medarbejderen til sygefraværssamtale, jfr. lov om sygedagpenge.
Rektor vil endvidere efter en konkret vurdering kunne undlade at afholde sygefraværssamtale eller vælge at holde sygefraværssamtale på et tidligere tidspunkt end efter 4 ugers fravær med nyansatte medarbejdere, hvor der kan opstå spørgsmål om afskedigelse på grund af sygdom kort tid efter ansættelsen efter OK’s særlige regler herom.
6.3 Ændring i arbejdsvilkårene
Hvis en sygdom trækker ud eller tegner til at blive kronisk, vil rektor vurdere om medarbejderen måske kan fortsætte på skolen efter en ændring i arbejdsvilkår og stilling inden for de rammer som hensynet til elever og kolleger og skolens økonomi sætter. Midlerne kan være:
· Hensyntagen i indeværende skoleår ved tildeling af specifikke arbejdsopgaver som skønnes særligt krævende.
· Hensyntagen ved arbejdstilrettelæggelsen til næste skoleår, herunder nedsat tid.
· Mulighed for ansættelse under særlige ordninger som delpension eller fleksjob.
6.4 Tilstedeværelse på skolen under sygdom
Normalt er det ikke foreneligt med en heltidssygemelding at færdes på skolen. Men i nogle tilfælde kan besøg eller deltagelse i skolens særlige arrangementer eller kollegiale begivenheder bidrage til at fastholde en medarbejder, og så kan medarbejderen komme på skolen. I tvivlstilfælde skal medarbejderen spørge rektor eller vicerektor til råds herom.
7 Afskedigelse på grund af sygdom
Fravær på grund af sygdom er lovligt forfald, men en medarbejder kan afskediges på grund af hyppigheden og omfanget af sygefraværet eller hvis der ikke er udsigt til at medarbejderen inden for rimelig tid bliver i stand til at genoptage arbejdet helt eller delvist inden for de rammer som hensynet til elever og kolleger og skolens økonomi sætter.
Opsigelse som følge af sygefravær kan således ske hvis opsigelsen efter en konkret vurdering er rimeligt begrundet i medarbejderens eller skolens forhold. Der kan her bl.a. lægges vægt på hvor belastende sygefraværet er for skolens virke, om sygdommen er foranlediget af arbejdet, og længden af fraværet sammenholdt med den ansattes anciennitet. Af betydning kan også være sygdomsmønsteret og oplysninger om mulighederne for snarlig genoptagelse af arbejdet, risiko for tilbagefald osv.
8 Orientering af ansatte og elever ved længerevarende sygdom
Ved længerevarende sygdom orienterer rektor/vicerektor løbende (senest efter 2 ugers fravær), efter aftale med den sygemeldte, medarbejdere og elever om sygefraværet og forventede varighed. Her under orienterer rektor/vicerektor også om den sygemeldtes ønsker om kontakt/besøg af kolleger og elever samt hvorledes ledelsen vikardækker fraværet. Orientering af medarbejdere og elever kan ske elektronisk og/eller ved mundtlig orientering.
9 Ved overgangen til denne sygdomspolitik
Samtidig med vedtagelsen af denne sygdomspolitik opsiges den aftale om sygdomspolitik som bestyrelsen vedtog den 26. marts 2009.
Træder i kraft 1.6.2010
– revideret sept. 2014 –
