Alle dokumenter vedrørende mødet den 21. marts
Bestyrelsesmøde på Nørresundby Gymnasium og HF
Torsdag den 21. marts kl. 15:30-18 i E02
Mødereferat
Tilstede: Anders Thorup, Kim Skindbjerg, Mette Wilgaard, Preben Olund Kirkegaard, Lasse Taagaard Jensen, Søren Hindsholm, Jeppe Olenius Grøn, Nicklas B. L. Aastrup, Marie Juul Bjerre og Niels Magnus Christensen (referent).
Fraværende: Helle Frederiksen
Partner og statsautoriseret revisor ved PwC Marianne Fog Jørgensen deltager fra kl. 15:30 for at medvirke til punkt 2.
Dagsorden
- Godkendelse af dagsorden.
Godkendt uden bemærkninger.
- Godkendelse af årsberetning og -regnskab for 2018. Revisor og partner ved PwC Marianne Fog Jørgensen deltager i dette punkt. Under forudsætning af årsregnskabets godkendelse bemyndiger bestyrelsen økonomichef Allan Tinning til at signere og indberette regnskabet til UVM, se venligst bilagene 1, 2 og 3 fra PwC (vedhæftede)
Marianne Fog Jørgensen uddelte en opsummeret udgave af regnskabet til bestyrelsen. Hun indledte med at opridse de tre hovedaspekter, som revisionen har fokus på. Det drejer sig om finansielle transaktioner, sikring af at skolen lever op til formål, overenskomster og aftaler og endelig om forvaltningen, herunder økonomistyringen, foregår efter fornuftige principper. Der tjekkes løn, tillæg, rentebetalinger etc.
Omsætningen er faldet lidt. Faldet skyldes primært aktivitetsnedgang i form af færre elever. Lønnen til undervisning er samtidig steget. Det skyldes primært de reguleringer, som overenskomsten har udløst. Der er færre udgifter til ledelse og administration og især bygningsdriften er faldet. Samlet bliver årets resultat på ca. 630.000. Herefter gennemgik revisor en række deltaljer i regnskabet. En af de vigtigste indikatorer er skolens likviditet og den er uændret ift. til sidste finansår. Desuden er skolens egenkapital vokset til ca. 4 mio., hvilket er meget positivt i denne periode, hvor skolen tilpasser sine aktiviteter.
Samlet er årsregnskabet godkendt med en blank påtegning og revisionsprotokollatet er godkendt med en blank udtalelse. Det vil i begge tilfælde sige intet at bemærke.
Anders Thorup spurgte, om det er revisors vurdering, at det ser fornuftigt ud? Hertil svarede Marianne Fog Jørgensen, at det gør det. Det faldende klassetal er tænkt ind og regnskabet afspejler dette. Desuden er der også taget højde for dette fald i budgettet for 2019. Det underskud, der budgetteres med, skal tages fra de likvide midler, skolen har opbygget gennem nogle år.
Bestyrelsen udtrykte stor tilfredshed med denne beretning og ikke mindst den måde, hvorpå ledelsen sikkert, dygtigt og trygt håndterer skolens drift og økonomi på.
I forlængelse af Marianne Fog Jørgensens gennemgang og en drøftelse af regnskabet bemyndigede bestyrelsen Allan Tinning til at signere og indberette regnskabet til UVM.
- Referatet og opfølgning efter mødet den 11. december 2018.
Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Søren Hindsholm bemærkede i forlængelse af et punkt fra dette møde om fravær, at NGHF ligger ret godt ift. fraværsstatistikkerne. Set i regionalt perspektiv ligger vi på en femteplads og i Aalborg en del under de andre skoler.
- Meddelelser
Søren Hindsholm orienterede om, at ungdomsuddannelserne i Aalborg er gået sammen om en fælles alkoholpolitik for ungdomsuddannelser. Der kommer stramninger ift. studierejser og en begrænsning af alkoholprocenten i de drikke, der kan købes til fester. Shots forbydes. Der kommer også noget om hjælp til at afhjælpe misbrug. Marie Juul Bjerre spurgte til rygning? Det er lidt sværere. Særligt tekniske skoler og SOSU vil have svært ved at leve op til krav om forbud. Desuden er der en række juridiske problemer med et evt. totalforbud, men Aalborg Kommune og institutionerne arbejder fortsat på nogle fælles regler.
- Fremlæggelse af ledelsesrapport og aktuelle regnskabstal for 2019 og prognose for 2020, se venligst bilagene 4, 5 og 6 (vedhæftede).
Som det fremgår af bilag 6, vil skolen få et underskud på 2,9 mio. kr. i 2020, hvis alt andet er lige. På den baggrund agter ledelsen at afskedige 4 lærerårsværk.
Søren Hindsholm fremlagde i hovedtræk tallene fra ledelsesrapporten. Elevbestanden er faldet. Både det skriftlige og det fysiske fravær er steget. Det er højest i 3g og 2hf – i slutningen af deres forløb. Marie Juul Bjerre mener, at det delvist kan skyldes, at eleverne lærer systemet at kende og ved hvordan man prioriterer og at der kommer mange ”voksen”-elementer ind i deres liv. Køretimer, at flytte hjemmefra og fritidsarbejde.
HF3 har meget lidt skriftligt fravær, men noget højere fysisk fravær.
Frafaldet udvikler sig flot – det bliver lavere og lavere og det er godt. Frafaldsårsagerne i rapporten skal kvalificeres og det bliver der arbejdet med.
Aldersspredningen blandt lærerne er god – der er en pæn spredning og det betyder noget i praksis. Både i forhold til betydningen af at have erfarne lærere på skolen og i et økonomisk perspektiv. Besparelser kan nemlig delvist imødegås af naturlig afgang, når man har ansatte spredt i alle aldersklasser.
Herefter orienterede Søren Hindsholm om status for budgettal for 2019 og prognose for 2020. Herunder de påtænkte afskedigelser.
Som det ser ud nu, kan underskuddet holdes på ca. 1 million, men hvis ikke vi gør noget nu, får vi et meget større underskud i 2020. Derfor skal der afskediges det, der svarer til 4 årsværk nu. Niels Magnus Christensen pointerede at 3 ud af de 4 påtænkte afskedigelser skyldes kapacitetstilpasninger. Det sidste årsværk skyldes besparelserne, som først nu slår igennem hos lærerne. Mette Wilgaard spurgte til, hvilke fag det kommer til at dreje sig om? Søren Hindsholm svarede, at det skal vi til at arbejde med nu. Der bør også ses på kompetencer hos lærerne, når man skal i gang med sådan en proces, mente Kim Skindbjerg. Søren Hindsholm fremførte at SIFU-princippet ikke længere eksisterer, men i sådan en situation, som vi er i nu, ville det være nemmere. Mette Wilgaard kunne godt forstå pointen, men advarede også mod princippet. Det ville i praksis betyde, at man var fredet uafhængigt af ens evne til at varetage kerneydelsen og det vil skabe store frustrationer hos andre dele af kollegiet.
Anders Thorup fremførte, at det bliver svært at finde kandidater og at uanset hvad, skaber det frustration i lærerkollegiet. Lasse Jensen er dog overbevist om, at vreden retter sig mod Christianborg og ikke mod skolens ledelse. Der er en klar opfattelse af ledelsen forsøger at håndtere situationen så nænsomt som muligt, et synspunkt som Marie Juul Bjerre og Lasse Jensen kunne slutte helt op om.
Bestyrelsen tog efter denne drøftelse orienteringen til efterretning.
- Orientering om skolens ansøgertal og forventede klassedannelse til næste år.
Søren Hindsholm orienterede om status: 185 STX, 46 HF samt 36 HF3. Ledelsen har på den baggrund besluttet at oprette 7 STX, 2 HF og 2 HF3 næste skoleår.
Alle skoler undtagen Hasseris Gymnasium i regionen har sløje tal. Der mangler ca. 250 eleverne ift. sidste skoleår. STX- og HF-søgningen falder begge hos os, men HF3 er i vækst og derfor oprettes der to af disse særlige klasser. Bestemte folkeskoler svinger meget. Det gælder f.eks. Åbybro, Biersted, Nørhalne, Jetsmark. Det kan skyldes, at eleverne tager på efterskole, men vi ved det ikke. Vi ved heller ikke, om det højere karakterkrav betyder noget. Vi er meget opmærksom på især Åbybro. Eleverne i området eksponeres i tiltagende grad for markedsføring fra Fjerritslev Gymnasium, hvilket de to elever i bestyrelsen kunne berette om. Nicklas B. L. Aastrup fortalte, at selvom Åbybro-elever føler sig presset, vil de ikke til Fjerritslev. I den kommende tid tages der initiativ til skolemøder med ledere fra disse skoler for at fastholde og udbygge det naturlige tilhørsforhold til Nørresundby Gymnasium. Det relativt lave ansøgertal betyder i praksis, at Fordelingsudvalget ikke flytter ret mange elever.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
- Orientering om at tilsynssagen om hf-elevers eksamensresultater nu er afsluttet uden kritik af skolen.
Søren Hindsholm orienterede kort om udfaldet på tilsynssagen. UVM har på baggrund af skolens tiltag og eksamensresultater i sommers afsluttet tilsynet uden kritik af skolen. Bestyrelsen tog dette til efterretning.
- Evaluering af 2018’s arbejde i bestyrelse. Se venligst bilag 7 nedenfor.
Anders Thorup gennemgik kort arbejdet i forlængelse af de enkelte punkter i bilaget.
Der er udbredt tilfredshed med bestyrelsens måde at arbejde på. Preben Olund Kirkegaard finder, at både materialet til møderne, den måde de enkelte punkter behandles på, viljen til dialog fra alle medlemmer og ikke mindst den måde Anders Thorup leder møderne på er forbilledlig. Mette Wilgaard støttede også op dette synspunkt. Hun er meget glad for arbejdet i bestyrelsen og er glad for den viden hun får, og de muligheder for at komme med inputs. Ligeledes er hun glad for, at de enkelte punkter på bestyrelsesdagsordenen er udfoldede og med forklarende tekster. Der må dog gerne være spørgsmål i relation til punkterne, som man kan forberede sig på inden mødet. Dette lovede Anders Thorup at tage med til næste gang, der skal laves en dagsorden.
Kim Skindbjerg bemærkede, at arbejdet i bestyrelsen i høj grad er præget af, at alle beslutninger er båret af, de skal have relevans og værdi for eleverne.
- Skolens ledelse foreslår som emne for temamødet i juni skolens kvalitetsarbejde i bredeste forstand, herunder vedtagelse af den nye kvalitetsplan.
Skolens kvalitetsplan er under udarbejdelse og forventes færdig til sommer.
Kim Skindbjerg synes det er godt, at der både er medarbejdere og elever med til mødet.
Bestyrelsen tilsluttede sig temaet for mødet.
- Eventuelt
Niels Magnus Christensen
Referent
Bilag 7
Evalueringen af 2018’s arbejde i bestyrelsen
I forbindelse med den årlige evaluering af bestyrelsens arbejde foreslås følgende punkter til overvejelse. De enkelte punkter vil ikke blive gennemgået enkeltvis, men danne grundlag for en drøftelse i plenum under de enkelte overskrifter.
Informationsmateriale
- Der afholdes et tilstrækkeligt antal bestyrelsesmøder
- Bestyrelsesmøderne har relevant indhold
- Materialet til bestyrelsesmøderne bliver fremsendt rettidigt
- Materialet, der fremsendes til bestyrelsesmøderne, er fyldestgørende
- Vi informeres tilstrækkeligt mellem bestyrelsesmøderne
- Vi er forberedt til bestyrelsesmøderne
Årshjul
- Bestyrelsens arbejde følger det opdaterede årshjul
Afvikling af bestyrelsesmøderne:
- Bestyrelsen deltager aktivt i bestyrelsesmøderne
- Bestyrelsesmøderne gennemføres struktureret under ledelse af formanden
Interessevaretagelse:
- Alle punkter på dagsordenen behandles objektivt
- Det er skolens interesser, der varetages i bestyrelsen – ikke politiske interesser
Skolens strategiske udfordringer:
- Bestyrelsen deltager aktivt i udarbejdelse af skolens strategi
Samarbejdet med ledelsen:
- Ledelsens rapportering udfordres på bestyrelsesmøderne
Kompetencer i bestyrelsen/bestyrelsesstruktur
- Vi er bevidste om bestyrelsens samlede kompetencer
- De enkelte medlemmers kompetencer sættes i spil i forhold til relevante emner
Samarbejdet i bestyrelsen
- Vi har tillid til hinanden
- Der er en god tone medlemmerne imellem
- Vi er gode til at lytte til hinanden
- Vi er gode til at fatte os i korthed
- Vi undlader at afbryde, når et medlem taler
- Vi er nærværende under møderne
